4Komponenten · 1 Stack
0 €Lizenz pro User/Monat
100 %Daten in DE-Rechenzentrum
9 Mon.typische Migrationsdauer
Was statt M365
Vier Stacks decken zusammen den Microsoft-365-Umfang ab.
Nextcloud + Collabora
Files, Cloud-Sync, Office-Online (.docx/.xlsx/.pptx), Kalender, Kontakte, Aufgaben, Mail-Frontend, Chat (Talk), Video-Calls 1:1. Native Apps für iOS, Android, Win, Mac, Linux. Ersetzt OneDrive + SharePoint + Outlook-Web + großen Teil von Teams.
Vaultwarden (Bitwarden-kompatibel)
Passwort-Tresor mit Browser-Erweiterungen (Chrome, Firefox, Edge, Safari), Mobile-Apps, 2FA-Token-Storage, Team-Sharing, Audit-Logs. Voll Bitwarden-Client-kompatibel — eure Mitarbeiter benutzen die echte Bitwarden-App, nur euer Server.
Jitsi Meet
Video-Konferenz im Browser, ohne App-Installation. 1:1, Gruppe (bis ~50 Teilnehmer pro Raum), Bildschirm-Teilen, optionale Aufzeichnung, optional Chat-Persistenz via Matrix-Bridge. SIP-Telefon-Einwahl auf Wunsch. Ersetzt Teams-Calls und Zoom.
RustDesk Server
Self-hosted Remote-Desktop, kompatibel zu RustDesk-Clients (Win, Mac, Linux, Android, iOS). Cross-Platform, P2P mit Server als Relay-Fallback. TeamViewer-Funktionsumfang ohne Subscription, Daten bleiben bei euch.
Vergleich
M365 vs. Self-hosted Workplace — was sich konkret ändert
| Funktion | Microsoft 365 | Self-hosted Stack |
|---|---|---|
| Office-Dokumente online | Word, Excel, PowerPoint Online | Collabora Online (echte .docx/.xlsx/.pptx-Kompatibilität) |
| Cloud-Storage / Sync | OneDrive (1 TB / User) | Nextcloud (so viel TB wie ihr Disks habt) |
| E-Mail / Kalender | Exchange Online + Outlook | Nextcloud Mail + CalDAV/CardDAV-Sync, Outlook bleibt nutzbar |
| Chat / Channels | Teams | Nextcloud Talk (Channels, 1:1, Files) |
| Video-Konferenz | Teams Meeting | Jitsi (gleicher Funktionsumfang, Browser-only) |
| Passwort-Manager | — (separat: 1Password / LastPass) | Vaultwarden inklusive |
| Remote-Support | — (separat: TeamViewer) | RustDesk inklusive |
| Datenstandort | Microsoft-Cloud weltweit, US-Jurisdiktion möglich | Eure Hardware in Deutschland |
| Lizenzkosten 50 MA / Jahr | ca. 7.700 € (Business Standard) | 0 € pro User; nur Hardware + Wartung |
| Vendor-Lock-in | Hoch (proprietäre Formate, M365-Auth) | Niedrig: Standard-Protokolle (CalDAV, IMAP, WebDAV) |
| DSGVO / Auftragsverarbeitung | komplex (DPF, AVV, Sub-Auftragsverarbeiter) | trivial — alles auf eurer Infrastruktur |
| Mobile-Erfahrung | Top — etablierte Apps | Gut — native Apps für alle vier Stacks |
Wann passt das?
Wann Self-hosted die richtige Wahl ist — und wann nicht
Datensouveränität ist regulatorisch oder strategisch wichtig
KRITIS-Betreiber, NIS2-Pflichtige, Behörden, Banken, Healthcare. Auch Mittelständler, denen US-Cloud aus Prinzip nicht passt.
Lizenzkosten skalieren über die nächsten 5 Jahre nach oben
Microsoft hebt Preise jährlich an, Self-hosted hat Initial-Invest plus konstante Wartungskosten. Break-Even im 2. Jahr ist normal.
Ihr habt Linux-/IT-Kompetenz im Haus oder einen Partner
Self-hosted heißt: jemand muss das System pflegen. Ohne diese Kompetenz wird das ein Schmerzfall. Mit Modern-Next-Full-IT-Service nehmen wir das ab.
Microsoft-spezifische Workflows sind das Hauptwerkzeug
Wer Power Automate, Power BI, SharePoint Lists als Daten-Plattform nutzt, kann das nicht 1:1 in Nextcloud abbilden. Hier ist M365 oft die ehrlichere Wahl.
Mitarbeiter erwarten Polish auf Microsoft-Niveau
Nextcloud ist gut, aber nicht so geschmeidig wie Outlook nach 30 Jahren UX-Investment. Gegen-Argument: viele Mitarbeiter kennen Nextcloud aus dem Privatbereich.
Sehr kleine Teams (< 10 MA) ohne IT-Ressourcen
Hier ist M365 oder Google Workspace einfach unschlagbar günstig pro Use-Case. Self-hosted lohnt sich erst ab ca. 25 – 30 Mitarbeitenden — vorher ist die Hardware-Grundlast zu hoch pro Kopf.
Vorgehen
Migrationsplan in vier Phasen — typisch 9 Monate.
01
Architektur & Pilot (8 – 10 Wochen)
Hardware-Sizing für eure Mitarbeitendenzahl, Infrastruktur-Aufbau (Proxmox-Cluster oder dedizierte VMs), Erst-Konfiguration aller vier Stacks, Pilot-Migration einer 5 – 10-Personen-Abteilung, Sync- und Mobile-Tests.
02
Schulung & Migrationsplan (4 – 6 Wochen)
Schulungs-Material in eurem Branding, abteilungsweise Kommunikationsplan, Cut-Day-Termine, Schulungs-Workshops vor Ort oder remote. Häufigster Stolperstein: Outlook-Mobile-Sync-Eigenheiten.
03
Migration in Wellen (10 – 14 Wochen)
Pro Welle eine Abteilung, Cut-Day Freitag Mittag. Parallel-Betrieb 3 Monate (M365 read-only, Self-hosted produktiv), dann finaler Cutover und M365-Tenant in Cool-Storage.
04
Hand-over & Dauerbetrieb (4 – 6 Wochen)
Wartungs-Routinen einrichten (Updates, Backups, Monitoring), Tabletop-Notfall-Übung, Übergabe-Dokumentation. Auf Wunsch laufender Betrieb über unseren Full IT Service.
Reale Übersetzung: Bei einem regionalen Energieversorger haben wir innerhalb von sieben Monaten alle 80 Mitarbeitenden von Microsoft 365 auf den Self-hosted Workplace migriert. Backup-RPO von 24 h auf 4 h reduziert, Datensouveränität auf 100 % DE-Rechenzentrum, Mitarbeiter-Akzeptanz nach 4 Monaten bei 78 % „equivalent oder besser". Details: Case Study Energieversorger.
Stolperfallen
Was wir aus echten M365-Migrationen gelernt haben
- Outlook-Mobile-ActiveSync ist der Hauptstolperstein. Outlook spricht ActiveSync historisch perfekt mit Exchange — bei Stalwart oder anderen IMAP-/CalDAV-Servern braucht es Custom-Plugins für die korrekte Behandlung von Outlook-spezifischen Sondertypen (Verteilerlisten, Gruppen). Kalkuliert hier einen Buffer ein.
- Teams-Workflows ehrlich auseinandernehmen. Nextcloud Talk ersetzt Teams-Channels gut — aber Power-Automate-Flows und SharePoint-Lists-Datenmodelle sind Architektur, nicht Tool. Wer das in den letzten Jahren als zentrale Plattform aufgebaut hat, hat ein Migrations-Projekt vor sich, kein Tooling-Wechsel.
- Mitarbeiter-Akzeptanz ist 60 % der Arbeit. Wer die Schulung in „2 Wochen E-Learning" abhandelt, hat im Cutover ein Problem. Wir investieren absichtlich 6 Wochen in echte Workshops mit Use-Case-Schulungen — die Akzeptanz ab Welle 3 ist signifikant höher.
- Drittanbieter-Integrationen vorab klären. CRM-Connector zu Outlook, ERP-Mail-Workflow, DATEV-Schnittstellen: alles, was an M365 hängt, einmal komplett auflisten und prüfen, ob Self-hosted-Alternativen existieren oder ob Custom-Bridges gebaut werden müssen.
- Backup-Strategie auf Tag eins designen. Nextcloud-Daten gehören in Proxmox Backup Server mit Immutable Storage — siehe unsere Backup-Leistung. Wer das nach dem Cutover macht, hat die ersten Wochen kein brauchbares Restore-Konzept.
FAQ
Häufige Fragen zur M365-Alternative
Microsoft 365 Business Standard kostet aktuell ca. 12,90 €/User/Monat — bei 50 Mitarbeitenden also rund 7.700 €/Jahr, über 5 Jahre 38.700 €. Self-hosted (Nextcloud + Vaultwarden + Jitsi + RustDesk) kostet einmalig ca. 8 – 15 k€ Hardware plus 15 – 30 k€ Engineering, danach nur noch Strom und Wartung. Break-Even typischerweise im 2. Jahr.
Nextcloud bietet native Apps für iOS, Android und Desktop (Win/Mac/Linux). Outlook-Anbindung für Mail/Kalender/Kontakte funktioniert über IMAP/CalDAV/CardDAV mit Workarounds für Outlook-spezifische Eigenheiten — das ist der wichtigste Stolperstein und der Grund, warum wir diese Phase mit 6 Wochen Schulung kalkulieren statt 2.
Nextcloud + Collabora Online liefert Online-Bearbeitung von .docx/.xlsx/.pptx im Browser, mit echter Microsoft-Office-Kompatibilität. Für lokale Bearbeitung funktioniert auch LibreOffice oder das parallele Microsoft-Office-Lokal-Paket — Self-hosted heißt nicht Office-Verzicht, sondern nur Cloud-Verzicht.
Alle vier laufen seit Jahren in produktiven Modern-Next-Umgebungen — Nextcloud bei einem KRITIS-Versorger mit 80 MA, Vaultwarden quer durch alle unsere internen und Kunden-Tenants, Jitsi auf einem Cluster für Klinik-Konsultationen, RustDesk als Remote-Support-Werkzeug. Updates kommen wöchentlich bis quartalsweise, Stabilität ist mit M365 vergleichbar — sofern man eine Wartungs-Routine etabliert.
Nein. Die meisten Migrationen starten mit Nextcloud (größter Hebel), gefolgt von Vaultwarden und Jitsi (weniger Schulungsbedarf). RustDesk kann jederzeit dazu, weil er parallel zu TeamViewer existieren kann. Eine gestaffelte 12-Monats-Migration ist häufig sinnvoller als ein Big-Bang.
Nextcloud Talk deckt Chat, 1:1-Calls, Gruppen-Channels, Bildschirm-Teilen und Datei-Sharing ab. Komplexere Teams-Workflows (z. B. interne Bots, Microsoft-Graph-Integrationen) gibt es nicht. Wer Teams als Hub mit Bots und SharePoint-Listen nutzt, sollte das ehrlich abklären — dann ist die Migration größer als nur das Tooling.
30 Minuten Sektor-Check, dann wisst ihr, ob das passt.
Wir hören uns an, was ihr aktuell mit M365 macht, welche Workflows wirklich kritisch sind und welche Mitarbeiter-Erwartungen im Raum stehen. Danach gibt's eine ehrliche Empfehlung — auch wenn die heißt: bleibt bei M365.